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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Zum 01. Januar 2002 sind unter anderem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) *1 des Bundesfinanzministeriums in Kraft getreten, die die Unternehmen zur Anpassung an die Online-Steuerprüfung zwingen.
Diese Verordnung hat weit reichende Folgen für die Informationstechnologie auf Seiten der Software-Hersteller sowie der steuerpflichtigen Unternehmen. *2
Die GDPdU basieren auf der gesetzlichen Neuregelung der Abgabenordnung *3 sowie des Umsatzsteuergesetzes *4 und gelten daher für alle steuerpflichtigen Unternehmen, die ihre Buchführung sowie die Archivierung ihrer Handelsbriefe und Buchungsbelege IT-unterstützt durchführen.
Davon betroffen sind faktisch alle Unternehmen vom Handwerksbetrieb bis zum Konzern.
Aufgrund dieser gesetzlichen Neuregelung dürfen Finanzbehörden im Rahmen der Außenprüfung nicht nur auf vorhandene Belege, sondern auch auf die Auswertungen der IT-Systeme und die damit verwalteten steuerlich relevanten Datenbestände über die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zugreifen. *5
Die Finanzbehörden können unter drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten auch in Kombination wählen. Es ist zu unterscheiden zwischen dem unmittelbaren Datenzugriff, bei dem der Betriebsprüfer vor Ort das IT-System des Steuerpflichtigen nutzt, dem mittelbaren Datenzugriff, bei dem er vor Ort nach seinen Vorgaben Auswertungen zur Verfügung gestellt bekommt, sowie der Datenträgerüberlassung, bei der er sich nach seinen Vorgaben Daten in auswertbarer Form zur Verfügung stellen lässt.
Insbesondere beim mittelbaren Datenzugriff und bei der Datenträgerüberlassung hat der Steuerpflichtige dafür zu sorgen, dass der Betriebsprüfer ausschließlich auf alle steuerlich relevanten Daten zugreifen kann, beim mittelbaren Datenzugriff ausschließlich lesend.
