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Geschäftsprozessgestaltung
Für viele Unternehmen ist heute die Erhöhung ihres Automatisierungsgrades auf allen Ebenen des Leistungserstellungsprozesses zwingend. Hierbei ist zu effizienteren, schlankeren und infolgedessen kostensparenderen Abläufen innerhalb der Unternehmen zu kommen.
Auf Unternehmensseite wird zur Unterstützung dieser Vorhaben der Wechsel zu neuen IT-Systemen geplant und umgesetzt. Häufig kommt es bei diesen Reorganisationsmaßnahmen zu einem Auseinanderlaufen zwischen der innerhalb der Organisation hinterlegten Ablauforganisation und den innerhalb der genutzten Software fixierten Abläufen.
Beim links von uns analysierten, sehr vereinfacht dargestellten Beispiel kam es zu monatlichen Differenzen zwischen dem Wert der gelieferten Waren und den hieraus resultierenden und in der Finanzbuchhaltung dokumentierten Beträgen von 2 Mio. Euro.
Diese Differenz ließ sich im Endeffekt darauf zurückführen, dass Zusatzinformationen in anderen Systemen wie beispielsweise Datierungen per E-Mail, Telefax oder gesonderten Kundenvereinbarungen teilweise keinen Niederschlag in den geführten Auftragsdaten fanden.
Aufgrund der innerhalb der Datenübernahme durchgeführten Fakturierung und Kontenfindung von den Auftragsdaten hin zur Finanzbuchhaltung wurde auf eine debitorenorientierte Darstellung verzichtet und es wurden ausschließlich kumulierte Werte übertragen. Diese ermöglichten dann eine vollständige Gegenüberstellung der kumulierten und um die Bearbeitungsaufwendungen reduzierten Debitorendaten, die auch ins zentrale Modul FI kumuliert übernommen wurden.
Durch die von uns angeregte Änderung der Ablauforganisation sowie der firmenübergreifenden Nutzung der zentralen Software kann nun ein centgenauer Abgleich der gelieferten Ware unter Berücksichtigung der Kundenkonditionen hin zur Finanzbuchhaltung durchgeführt werden.